Berichtsheft Verwaltungsfachangestellte/r — Vorlage, Tätigkeiten & Wochenbeispiel
Ein guter Ausbildungsnachweis zeigt konkret, was du in der öffentlichen Verwaltung tatsächlich gelernt und gemacht hast. Auf dieser Seite findest du berufsspezifische Beispiele zum Ausbildungsberuf Verwaltungsfachangestellte/r, typische Ausbildungsbereiche und eine vollständige Beispielwoche. Nutze die Beispiele als Orientierung und passe jeden Eintrag an deinen eigenen Betrieb, Unterricht und Lernfortschritt an.
Typische Ausbildungsbereiche
Die genaue Organisation unterscheidet sich von Betrieb zu Betrieb. Im Generator sind für diesen Beruf unter anderem folgende Bereiche hinterlegt:
- Bürgerbüro
- Ordnungsamt
- Personalamt
- Finanzverwaltung
Typische Tätigkeiten für dein Berichtsheft
Formuliere so konkret wie möglich: Was hast du gemacht, womit hast du gearbeitet und was war das Ergebnis? Diese Beispiele stammen aus den berufsspezifischen Tätigkeitsfeldern des Generators:
- Meldebescheinigung ausgestellt: Ich bearbeitete 20 Anträge auf Meldebescheinigungen, prüfte die Ausweisdokumente und stellte die Bescheinigungen aus.
- Personalausweis beantragt: Mir wurde die Antragsannahme für Personalausweise übertragen. Ich erfasste biometrische Daten und leitete die Anträge an die Bundesdruckerei weiter.
- Ordnungswidrigkeiten bearbeitet: Mir wurde die Bearbeitung von 10 Ordnungswidrigkeiten-Anzeigen übertragen. Ich erfasste die Vorgänge und bereitete Anhörungsschreiben vor.
- Sondernutzungserlaubnis: Ich bearbeitete einen Antrag auf Sondernutzung des öffentlichen Straßenraums und prüfte die straßenverkehrsrechtlichen Voraussetzungen.
- Personalakte geführt: Ich digitalisierte Unterlagen für 14 Personalakten und ordnete sie nach dem einheitlichen Aktenplan ein.
- Stellenausschreibung erstellt: Mir wurde die Erstellung einer internen Stellenausschreibung nach TVöD übertragen. Ich formulierte das Anforderungsprofil.
- Haushaltsmittel überwacht: Ich überwachte die Mittelabflüsse der Haushaltsstelle und erstellte eine Übersicht der verbleibenden Budgets.
- Rechnungen geprüft: Mir wurde die sachliche und rechnerische Prüfung von 20 Rechnungen übertragen und die Anordnung im Haushaltssystem vorbereitet.
Beispiel: eine vollständige Woche
So kann eine Beispielwoche aussehen. Die Tätigkeiten sind bewusst dem jeweiligen Bereich zugeordnet. Passe Inhalt, Reihenfolge, Mengen und Formulierungen an deine tatsächlich ausgeführten Aufgaben an.
| Tag | Bereich | Beispiel-Eintrag |
|---|---|---|
| Montag | Bürgerbüro | Mir wurde die Antragsannahme für Personalausweise übertragen. Ich erfasste biometrische Daten und leitete die Anträge an die Bundesdruckerei weiter. |
| Dienstag | Ordnungsamt | Ich pflegte die elektronische Akte zu laufenden Verfahren und archivierte 28 abgeschlossene Vorgänge nach Aufbewahrungsfrist. |
| Mittwoch | Personalamt | Ich bearbeitete 9 Dienstreiseanträge, prüfte die Reisekostenabrechnung nach BRKG und leitete sie zur Genehmigung weiter. |
| Donnerstag | Finanzverwaltung | Ich überwachte die Mittelabflüsse der Haushaltsstelle und erstellte eine Übersicht der verbleibenden Budgets. |
| Freitag | Bürgerbüro | Mir wurde die Antragsannahme für Personalausweise übertragen. Ich erfasste biometrische Daten und leitete die Anträge an die Bundesdruckerei weiter. |
Berufsschule: Lernfelder und Unterrichtsthemen
An Berufsschultagen solltest du die tatsächlich behandelten Lernfelder oder Unterrichtsthemen dokumentieren. Passende Beispiele aus der berufsspezifischen Datenbank sind:
- Lernfeld 1: Die eigene Ausbildung: Wir behandelten das Beamten- und Tarifrecht (TVöD) sowie die Struktur der kommunalen Verwaltung.
- Lernfeld 2: Verwaltungsverfahren: Im Unterricht erarbeiteten wir den Ablauf eines Verwaltungsverfahrens nach VwVfG: Antrag, Anhörung, Bescheid, Widerspruch.
- Lernfeld 3: Öffentliches Recht: Thematisiert wurden Grundgesetz, Kommunalverfassung und die Abgrenzung von öffentlichem und privatem Recht.
- Lernfeld 4: Haushaltsrecht: Wir behandelten den kommunalen Haushalt: Kameralistik, Doppik und die Grundsätze der Haushaltsführung.
- Lernfeld 5: Personalwirtschaft öD: Die Einheit befasste sich mit Eingruppierung nach TVöD, Beurteilungswesen und Personalentwicklung.
So wirken Einträge nachvollziehbar
Vermeide identische Texte über viele Wochen, allgemeine Floskeln und Tätigkeiten, die du nicht ausgeführt hast. Gute Einträge nennen konkrete Aufgaben und zeigen deinen Lernfortschritt. Prüfe außerdem Stunden, Abwesenheiten, Berufsschultage und persönliche Angaben vor dem Export.
Vorgaben deiner zuständigen Stelle beachten
Form, Umfang, Freigabe und Prüfungsrelevanz des Ausbildungsnachweises können je nach Ausbildungsberuf, Betrieb und zuständiger Stelle unterschiedlich sein. Prüfe deshalb die Vorgaben deines Ausbildungsbetriebs und der für deine Ausbildung zuständigen Stelle, bevor du dein Berichtsheft final einreichst.